働き方改革とコロナウイルスの蔓延により、テレワークが一気に日常に溶け込みましたね。自宅で仕事をするテレワークは、気楽になった反面、意識が散漫になりがちです。
テレワークでもマナーに気をつけてスムーズに仕事を進めていく注意点を今日はお話します。
テレワークでも「仕事」という意識を忘れずに
これまで仕事をする場所といえば「職場」に限られており、職場に行くことで一式も仕事モードに切り替わっていましたね。しかしテレワークに切り替わり、仕事をする場所が「職場」から「自宅」に変わってしまいました。今まで自宅といえば、仕事の後リラックスする場でした。そのため自宅でテレワークをすると、「仕事」という考えが頭から離れてしまいがちになります。
同僚がいなくても、ペットや家族がそばにいても「仕事をしている」という意識を強く持ってください。
自宅からオンライン会議に出席する際のマナー
テレワークでマナーが最も問題になるのはオンライン会議の時です。
寝癖のついた髪やパジャマのまま出席しないように気をつけるなどは社会人として最低ラインです。ここではその最低ラインを超えてからのマナーについてご紹介します。
通信速度のチェック
会議前に通信速度をチェックしておきましょう。
オンライン会議をスムーズに視聴するための目安は30Mbpsと言われています。Zoomのグループビデオ通話の場合は1Mbpsもあれば問題ないでしょう。
通信速度のチェック方法
- Googleの検索窓に「スピードテスト」と入力し実行
- インターネット速度テストの「速度テストを実行」をクリック
- １分以内にダウンロードとアップロードの速度を測定できます。
もし通信速度が遅ければ、他に使用している端末をオフにするなどして対応しましょう。
騒がしい場所は避ける
仕事としてふさわしい場所を選びましょう。
ネットカフェやホテルのロビーなどには無料Wi-Fiが設置されているケースが多く使いやすいものですが、おすすめはいたしかねます。BGMが流れている場合が多く、また周囲の人の声が入ってしまいかねないためです。
オンライン会議の前に一度下見をして、周囲の音に気を配りましょう。
なお背景が気になるようなら、背景画面の設定を変更しておきましょう。Zoomの場合はマイアカウントから変更可能です。
非言語コミュニケーション
オンライン会議では、普段の会議よりも非言語コミュニケーションを多用してください。
非言語コミュニケーションとは、うなずいたり、表情を変えたり、体全体で自分の思いを伝えるコミュニケーション手法です。会議参加者は全員ひとつの画面上でしか見えません。そのため相手が何を考えているのかが伝わりにくいのです。
私もZoomで単身赴任している主人と話しますが、話している間ずっと下を向かれていると悲しくなります。話している方からすると、こちらの目を見て真剣に聞いてほしいものです。
非言語コミュニケーションを多用して、人間関係の摩擦を回避してくださいね。
事前の資料の読み込み
オンライン会議の前に資料が配布されることが多いですね。会議が始まる前にしっかり読み込んでおきましょう。会議が始まってから資料に目を通すと、会議時間が長引いて迷惑をかけてしまいます。
資料は事前に読み込んで、意見を求められてもすぐに答えられるように準備しておきましょう。資料がない場合でも会議の目的や内容を前もって把握し、効率的で建設的な会議にしましょう。
オンライン会議オススメの場所
自宅ではオンライン会議に集中できない・ふさわしくない場合のオススメ場所をご紹介します。静かで集中できる場所を厳選しました。
車の中でオンライン会議
駐車場に止めたままで構いません。車に乗り込んでパソコンを開きましょう。
イヤホンを利用すれば第三者に会議内容を聞かれる恐れもありません。さらに窓を締め切れば外の音もそれほど拾いません。コンパクトな空間ですので、パソコンの画面に集中できます。そして何より、お金がかかりません。
ぜひ車を活用してみてくださいね。
ホテルの個室でオンライン会議
コロナの影響もあってホテルも軒並み安くなりましたね。平日なら１日数千円で利用できるビジネスホテルも増えてきました。
オンライン会議のある日はビジネスホテルで集中してはいかがでしょうか？経済効果も生みますし、仕事もはかどること間違いありません！
気をつけたいのはWi-Fiです。ホテルの無線Wi-Fiは安全性が高くないので、可能であれば有線Wi-Fiを使いましょう。
通話などのコミュニケーションのマナー
テレワークに伴い同僚と通話やメールをする機会も増えました。
テレワーク下での仕事上の通話やメールのマナーを覚えておきましょう。
相手の都合を優先する
特に通話を必要とする場合は注意しましょう。
お相手が通話可能な状態にあるかどうかはこちらでは判断できません。どうしても通話が必要なら、事前に「○時に通話していいか」の確認を取りましょう。
できる限りチャットを活用する
通話は相手の時間を長時間奪ってしまいます。できるかぎりメールやチャットで対応し、通話は最終手段と心得ましょう。
私も取引先の方から毎日のように電話をされてきましたが、自分の仕事時間が削られるので辛かった思い出があります。
今はチャットやメールといった文明の利器があるのですから、仕事でもしっかり活用して双方ともに気持ちよく仕事をしましょう。
ムダなメールはしない
「ありがとうございます」だけのメールをはじめとして、必要性の低い社内メールをするのは控えましょう。
もちろん社外の方には必要なものもあるでしょう。しかし、テレワーク下においてメールでのやり取りが主流になりました。つまり膨大な数のメールが届きます。ムダなメールは極力控えて相手のメールボックスを膨らませないように配慮しましょう。
さいごに
テレワークでは相手の姿が見えないまま仕事を進めていくため、相手への配慮が欠けてしまうことがあります。リモートでじたくであっても仕事ですので気の緩みをしっかり正して、ビジネスマナーを実行しましょう。
◆テレワークについてはコチラの記事もあります
→小学生の子どもがいる中でテレワーク！？ゲームやタブレット以外に静かにしてもらう方法は？
→はじめてのワーケーション〜持ち物や場所の選び方について
→テレワークのマナー〜上司や同僚とのビジネスチャットで注意すべきこと。ZOOM会議の正しい服装やコミュニケーションの仕方について
→テレワークに集中できない！そんなときの対処法とおすすめアイテム
→テレワークのスケジューリングと進捗管理のコツについて～便利アイテムもご紹介
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