テレワークのマナー〜上司や同僚とのビジネスチャットで注意すべきこと。ZOOM会議の正しい服装やコミュニケーションの仕方について

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、テレワークでの働き方が定着しつつありますね。しかしまだまだテレワークのマナーは行き渡っておらず、マナー違反が目につくように感じられます。

今回はテレワークを行うにあたり、上司や同僚に不快な思いをさせないためのマナーについてご紹介します。

テレワークでもコミュニケーションを上手にとる方法

テレワークではコミュニケーション不足に陥りやすい

マナーを知る前に、テレワークはコミュニケーションが不足しやすいということを知っておきましょう。

夫の様子を見ていても感じることですが、相手と直接対面していないことで、細かな行き違いが生じやすくなっています。自宅という普段リラックスする場所で仕事を行うわけですから、注意が行き届かなくても仕方がありません。

しかし相手に不快な思いをさせることは、ビジネスマンとしては非常識です。「テレワークはコミュニケーション不足になりやすい」ことを念頭に入れて仕事に取り組みましょう。

テレワークの基本マナー

☑部屋を片付ける

画面上にはあなたの顔の他に背景も映ります。ですから事前にビデオ撮影をしておき、映る部分だけでも掃除をしておきましょう。ゴミ袋や食べた後の食器などが見えるのはご法度です。

☑快適なインターネットをつなげる

当然ですが快適なインターネットに繋がなければお相手と話ができません。可能であれば有線を引くと安心です。ですが現在は無線WiFiでもそれほど途切れることなく会話ができます。

会社から補助が出るなら有線に切り替える程度で快適なインターネットの準備をしてください。

☑時間厳守

開始5分前には着席してログインしておきましょう。もし不具合が起これば開始までに解決します。時間厳守はテレワークであろうとも大切な行為です。

テレワークでも過不足なく情報を伝えるためにできること

テレワークではコミュニケーションが少なくなることから情報の不足が起こりやすいものです。ですから先回りして不足のないように注意しましょう。

もっとも効果が高く取り入れやすいのは、資料の用意と配布です。会議用資料などをさらに細かく準備し、前もって配布しておきます。これにより疑問点が少なくなるため質問回数も減り、テレワークもよりスムーズに運びます。

テレワーク会議でのマナーと服装

テレワーク会議での正しい服装とは

テレワークは自宅での仕事となるため、服装も手を抜きがちです。ただ作業を行うだけなら普段着でも問題ないでしょう。しかし会議となるとそうはいきません。

見える範囲だけでもビジネスマンとして最適な服装を心がけましょう。具体的には、普段と同じ服装を推奨します。普段からスーツならスーツを、ビジネスカジュアルならビジネスカジュアルで会議に臨みましょう。自宅ではあるものの「仕事」であるという意識と緊張感を持ってください。

やってしまいがちなマナー違反

☑ミュートにしない

自分以外の人が話しているときはミュートにしましょう。ミュートとは、自分からの声や音を拾わないようにするシステムです。他の人が話している間に自分の声が聞こえると注意を削がれてしまいます。ミュート機能を上手に利用してください。

☑反応しない

誰から話しているときは、おおげさなほど頷いたり、表情を変化させて反応しましょう。反応がないと話してはとても喋りにくいものです。相手のために反応をしてあげてください。

☑逆光

光の加減でお顔が見えなくなることがあります。ビデオ通話を開始する前に、照明の位置をずらすなど工夫を行なってください。お顔が見えないと誰かわかっていても不安になるものです。

テレビ会議ならではの注意点

家族やペットが映りこまないように配慮しましょう。

お子さんやペットが会議中に割り込むことは大変微笑ましいことですが、仕事という観点からすると妨害行為になります。会議が始まる前に家族に事情を説明し部屋に入ってこないように依頼する、ペットはケージに入れて他の部屋に移しておくなどの準備をしておきましょう。

私も夫が会議中だと知らずに部屋に入り叱られてしまいました。家族のためにも事前の声かけは行なってください。

さいごに

オンラインであっても相手に不快な思いをさせない配慮が必要です。これはどんな場面でも同じことですが、お相手の立場に立って、気持ちよくお仕事をしてもらえるように気を配りましょう。急激な変化に戸惑うこともあるでしょうが、慣れてしまえば会社より自宅の方が、仕事がしやすい環境であることはまちがいありません。

◆テレワークに関する記事はこちらにもあります。
→はじめてのワーケーション〜持ち物や場所の選び方について
→テレワークに集中できない！そんなときの対処法とおすすめアイテム
→テレワークのスケジューリングと進捗管理のコツについて～便利アイテムもご紹介

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