二重線はどう引くの?ビジネスマナー

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仕事のマナー

返信用封筒「行」の二重線は縦横斜め?横書きなら?様・御中?差出人名・封の〆は必要?

同封されている返信用封筒で返送する場合、多くの場合に宛先が「行」となっているため、この文字を二重線で消して「様」か「御中」を書きます。

・「行」を消す重線は縦横斜めどれでしょうか?
・縦書き横書きで消し方は違うのでしょうか?
・「様」「御中」どちらに書き直すのでしょうか?
・差出人名の記入、裏面の〆マークは必要でしょうか?

今回は、返信用封筒を返送する際の書き方について横書きと縦書きのケースも踏まえながら、二重線の引き方から封の仕方までをまとめました。

返信用封筒の二重線は縦横斜め どの向きで書くの?

プリント

返信用封筒の「行」は二重線で消します。文字の訂正や削除をする場合には、次のように見解が分かれています。

(1) 縦書きの場合は縦線で、横書きの場合は横線で消す
(2) 縦横関わらず、横線で消す
(3) 1文字の場合は斜線、2文字以上の場合は縦書きなら縦線、横書きなら横線で消す

この消し方に、唯一の正解はありません

文字の流れに従って処理する方が見た目的にも美しいのは(1)なのでしょうが、(3)で対応している会社も多いようです。実際に、私が以前勤めていた会社では文字の訂正や消す方法として(3)の方法を使っていました。

  • 「行」一文字の訂正の場合には、縦線で消すと文字の縦線と重なってわかりにくいため、わかりやすい(見やすい)斜線にする
  • 2文字以上の場合には、わかりにくさは解消されるので、縦書きのものは縦線、横書きのものは横線

いずれにせよ、重要書類では定規を使ってきれいな平行線を書くことが大切です。
返送用封筒は、定規を使うほどではありませんが、フリーハンドでもきれいな平行線を書くよう心掛けましょう。

「行」の消し方・オモシロイけどこれはNG

「行」の文字を消さずに、そのまま書き加えて「御」にしてしまおう(´艸`*)

という内容の記事をみたことがあります。(この記事の書かれていたブログは現在閉鎖されています。)

「ナイスアイディア!」ではありますが、この方法は実際に使うとマナーを知らないと思われますし、相手に対しても失礼ですので絶対にやらないでくださいね。

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返信用封筒の書き方は縦書きと横書きで違うの?

縦書きと横書きでは次のように文字の流れる方向が違う、つまり読み手の視線の流れが違うので、それに添った対応が基本です。

・縦書きは上から下に読み、右から左の行へ進む
・横書きは左から右へ読み、上から下の行へ進む

「御中」と「様」の使い分けは?

会社や部署などの場合は「御中」、個人名がつく場合は「様」をつけます。

・会社宛:○○株式会社 御中
・部署宛:〇〇株式会社 ××課 御中
・個人名:〇〇株式会社 〇〇様
・担当者名不明などの場合: 〇〇株式会社 ××課 ご担当者様

※ 敬称は1つでいいので、個人名がつく場合は、会社名の後に「御中」は不要です

「御中」や「様」を書く場所は?

前述の文字の削除や訂正の仕方と同様に、唯一の正解はありませんが、文字の流れに従って処理すると見た目にも美しいです。

・縦書きの場合:削除した「行」の左か下
・横書きの場合:削除した「行」の右か下
・担当者名がシャチハタなどで押印されている場合には、名前は消さずに下(横書きなら右)に「様」を書き加えます

シャチハタなどであっても、相手方の名前を消すのは失礼な行為なのでしてはいけません。

返信用封筒の裏面に差出人名を書くべき?

返信用封筒の裏面には、差出人を記入するのが基本です。

・縦書きの場合には左下、横書きの場合には右下に記入
・ビジネスの場合:所在地、会社名、部署名、担当者名
・プライベートの場合:住所、氏名

→ プライベートの場合、返信する相手方や内容によって省略することも可能です

返信用封筒がある場合、相手方の宛先は記入されていることがほとんどです。

宛先に間違いはありません(ないはず)ので、差出人の記入は不要にも思われますが、送り主や担当者がすぐにわかるように記入するのもビジネスマナーです。

また、なんらかのトラブルがあって送付先(相手方)へ配達できない場合には、送り主に返送されますので、念のため記入しておくのが無難です。

プライベートの場合には、返信する相手や内容によって、省略しても構いません。親戚や友人への返信や、開封しなくても差出人がわかってほしいような内容であれば、差出人は記入する方がいいです。

返送先が企業や自治体の場合で、返送先の宛名が印刷やスタンプなどで住所に間違いの心配がない場合であれば、内容によっては省略しても問題ないでしょう。

返信用封筒が相手の社名入り封筒の場合はどうする?

返信用封筒が、相手方の社名入りであることは珍しいことではありません。

◉ 表面
・通常、表面に会社名や住所がプリントされているはずですが、それはそのままにします
・間違っても、線で消したり、大きく❌印などをつけるようなことをしてはいけません

◉ 裏面
・差出人の住所・氏名、あるいは会社名・所在地・部署・担当者名 を記入します

→ プライベートの場合、返信する相手方や内容によって省略することも可能です

相手方が差出人ではないので、気になるかもしれませんが、「差出人ではありませんよ」と消してしまうことは、相手に対して失礼になります。

 

返信用封筒の封の仕方で〆(しめ)は必要?

封の後に「〆」を書くと親展扱いとなり「宛名の人以外は開封してはいけない」という意味になります。

・個人宛に送る場合には、内容に応じて「〆」を書きます
・ビジネス文書の場合には、「〆」を書かない方が無難です

会社の場合、宛名が個人名であっても、相手方が代表者等役職の高い人の場合には、秘書や所属部署のアシスタント等が開封してから宛名に書かれた人に手渡すことは少なくありません。「〆」と書いてあると、本人以外開封できず困ることもあるのです。

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さいごに

返信用封筒の「行」を消したり「様」「御中」を書くときに悩むかもしれませんが、絶対的なルールがある訳ではなく、文章の流れからマナーが出来上がっているようです。唯一の正解がないということは、言い方を変えれば間違いもありません。受け取った相手が読みやすく、失礼にあたらないよう対応することが重要です。

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