返信用封筒の送付状書き方は?いただきますよう?くださいますよう?

「契約書2部を取引先に送って 、1部返送してもらって下さい。」

会社の業務で上司からこのような指示をされた際、契約書だけでなく返信用封筒や送付状を添えることが大切です。

今回は、返信用封筒を添えて送る際の送付状の書き方や、よく使う敬語の使い方や使いわけについてまとめました。

返信用封筒の送付状書き方は？

書類等を取引先に送る時は、相手が開封した際に、次の事項が的確に分かるようになっていることが重要です。

・封筒に何が入っているのか（内容、枚数等）
・誰が何をすればいいのか（記入事項、捺印、添付書類、返送方法、返送期限等）

必要書類だけではなく、送付状（カバーレター、挨拶状、添え状とも呼びます）を添えるのもビジネスでは大切です。送付状は、書類送付のご挨拶であり、送付内容のチェックリストの役割を持っているからです。

この送付状には次の内容を書きます。会社のフォーマットがある場合には、そちらが優先です。

書類送付状の文例

上記文例は、コピー＆ペーストができるようテキストになっています。文字の配置（右・左・中央）などは、ご調整ください。

ビジネス文書の場合は特に短文で簡潔な書き方を心がけましょう。相手に失礼のないよう敬語を使うことは大切ですが、過度に敬語をつけると鬱陶しく読み難くなることもあるので、文章全体のバランスを考えながら調整する必要もあります。

「いただきますよう」 「くださいますよう」 違いと使い分けは？

上記の送付状文例はあくまでも文例であり、他の言葉に置き換えても問題ありません。
例えば

「ご返送くださいますようお願い申し上げます。」
→「ご返送いただきますようお願い申し上げます。」

この2つの違いは「くださる」と「いただく」で、尊敬語と謙譲語の違いがあります。

→「ご返送いただきますようお願い申し上げます。」

(2)返送の前の「お」の違い

尊敬語と謙譲語どちらを使うか？

敬語は「相手を敬う表現」であり、尊敬語、謙譲語、丁寧語の3種類がありますが、

どちらかというと、尊敬語である「くださる」の方が、謙譲語の「いただく」よりも相手の行動に対する感謝の気持ちが入っており、より丁寧な敬語という印象になります。

二重敬語だけど問題ないの？

「ご返送くださる」「ご返送いただく」の2つとも、接頭語として「ご」が付いています。これは二重敬語かという点では、問題ありません。

敬語の基本は、「１つの行為（動詞）に対して１つの敬語」です。今回の場合は、「ご」は名詞に接頭語、それとは別に「返送する」とう動作に対して「いただく」「くださる」という敬語がついています。

二重敬語となりおかしな表現であるのに、使いがちなものに次のような言い方があります。

「仰られる」「いらっしゃれる」

「仰られる」は、「言う」の尊敬語「仰る（おっしゃる）」と、「する」の尊敬助動詞（れる）とで、１つの行為に対して敬語が２つ重なるから二重敬語で誤りです。「仰る」だけで正しい尊敬語です。

「いらっしゃれる」は、「行く」の尊敬語（いらっしゃる）と、「する」の尊敬助動詞（れる）とで、上記と同様に１つの行為に対して敬語が重複しているため誤りです。「いらっしゃる」だけで正しい尊敬語です。

送付ください お送りください 違いと使い分けは？

「下記の通り契約書類を2部同封いたします。」

上記文例ではこのように表現しましたが、

「下記の通り契約書類を2部ご送付いたします。」
「下記の通り契約書類を2部お送りいたします。」

このように、「送付」「お送り」という言葉を使うこともできます。

ビジネス文書では訓読みよりも音読みの「送付」を使うケースが多いかと思いますが、送付という言葉は、言葉を分解すると「送り付ける」という意味になり、相手が望まないものを一方的に送るというイメージがあるため取引先や目上の人に対して使うのは避けた方が良い、という見解もあります。

一方で、「ご」という謙譲語の接頭語をつけることでニュアンスが変わり、失礼な言い方でなくなる、という見解もあります。また、謙譲語の接頭語をつけても、元々の意味が良くないイメージなのだから、つける意味がない、違和感がある、という人もいます。つまり、唯一の正解がないのです。日本語の敬語は非常に難しい上に、使い方や解釈も曖昧で幅があるため、より難しく感じさせますね。

国語辞典によると、「送付」の意味としては、「物を送り届ける」「送り渡す」という意味があります。
「送」は人や物を別の場所に運び送ることであり、「付」は人に届けること、与えることとなっています。
「送」だけなら運ぶのが人か物か分かりませんが、「付」がつくことによって「物」に限定された、というニュアンスのようです。

「送り付ける」という言葉が一方的、無理矢理送るようなイメージがあることから、同じ漢字を使う「送付」についても良くないイメージを持つ方もいるようですが、元々の意味を考えれば「ご送付」も問題ないと解釈できるでしょう。

ちなみに、両方の場合で共通しますが、

つまり、

◆「送付」の場合
・送付する
・送付します
・送付いたします
・ご送付いたします

◆「送る」の場合
・送る
・送ります
・お送りします
・お送りいたします

となり、下に行くほど敬語の度合いが高まります。

さいごに

送付状の書き方はある程度決まっています。送付した内容物が確認でき、返送してもらう内容が明確になっていれば大丈夫です。くれぐれも、切手を貼った返信用封筒を同封して下さいね。

また、敬語は非常に難しく、人によって「しっくりくる」言葉が違うと思います。相手方への敬意と配慮を忘れずに、過度にならない範囲、かつ正しい敬語の範囲であれば、他の言い方でいいのです。ご自身の感覚も大切になさってくださいね。