返信用封筒の送付状書き方は?いただきますよう?くださいますよう?

「契約書2部を取引先に送って1部返送してもらって下さい。」

会社の業務で上司からこのような指示をされた際、契約書だけでなく返信用封筒や送付状を添えることが大切です。

今回は、返信用封筒を添えて送る際の送付状の書き方や、多くの人が悩むであろう敬語の使い方の１つとして、

• 「いただきますよう」「くださいますよう」
• 「送付する」「お送りする」

これらの違いや使い分けについてまとめました。

◆返信用封筒を作成する場合に書き方で迷ったらこちらをご覧ください。
→返信用封筒には行と宛どっち？差出人欄に相手の名は？切手料金は？

◆返信用封筒で返送する時の悩みはこちらの記事をご覧ください。
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返信用封筒の送付状書き方は？

契約書等を取引先に送る時は、相手が封筒を開いた後、次の事項が的確に分かるようになっていることが重要です。

• 封筒に何が入っているのか（内容、枚数等）
• 誰が何をやれば良いのか（宛先）
• やった後の送り主に対する報告が必要か

また、文面も相手に失礼のない書き方であることが大切です。そのため、必要書類の他に必ず送付状（カバーレター、挨拶状、添え状とも呼びます）を加えます。

この送付状には次の内容を書きます。

具体例としては次の通りです。

書類送付状の文例

ビジネス文書の場合は特に短文で簡潔な書き方を心がけましょう。相手に失礼のないよう敬語を使うことは大切ですが、過度に敬語をつけると鬱陶しく読み難くなることもあるので、文章全体のバランスを考えながら調整する必要もあります。

では次に、細かい敬語の言葉遣いについてご説明します。

いただきますよう くださいますよう 違いと使い分けは？

上記の送付状文例はあくまでも文例であり、他の言葉に置き換えても問題ありません。
多くの人が迷う文の１つに、

「ご返送くださいますようお願い申し上げます。」

この文章があります。
これは、

「ご返送いただきますようお願い申し上げます。」

と書いても問題ありません。

この2つの違いは「くださる」と「いただく」という言葉です。
これを解説すると次のようになります。

(2)返送の前の「お」の違い

尊敬語と謙譲語どちらを使うか？

敬語は「相手を敬う表現」であり、尊敬語、謙譲語、丁寧語の3種類がありますが、

どちらかというと、尊敬語である「くださる」の方が、謙譲語の「いただく」よりも相手の行動に対する感謝の気持ちが入っており、より丁寧な敬語という印象になります。

二重敬語だけど問題ないの？

「返送くださる」「返送いただく」の2つとも、接頭語として「ご」が付いていますが、これは二重敬語ではないのか？と悩む人も多いですが、これは問題ありません。

敬語の基本は、「１つの行為（動詞）に対して１つの敬語」となっていますが今回の場合は名詞に接頭語の「ご」が付いたものであり、それと別にいただく、くださるという敬語がついている扱いになるのです。

ちなみに、二重敬語による誤り例としては、
「仰られる」「いらっしゃれる」
のような言葉があります。

「仰られる」は、「言う」の尊敬語（仰る）と、「する」の尊敬の助動詞（れる）であり、１つの行為に対して敬語が２つ重なるから二重敬語で誤りとなります。この場合の正解は「仰る」です。

「いらっしゃれる」は、「行く」の尊敬語（いらっしゃる）と、「する」の尊敬助動詞（れる）であり、上記と同様に１つの行為に対して敬語が重複しているため誤りです。この場合の正解は「いらっしゃる」です。

送付ください お送りください 違いと使い分けは？

「下記の通り契約書類を2部同封いたします。」

上記文例ではこのように表現しましたが、

「下記の通り契約書類を2部ご送付いたします。」
「下記の通り契約書類を2部お送りいたします。」

このように、「送付」「お送り」という言葉を使っても問題ありません。

敢えて事例で「同封」と表現したのは、同じ封筒の中に大事な契約書を入れてますよ、というニュアンスを強く出したかったためです。（これは私の好みですので、他の2つの表現でも大丈夫です。）

ここでの本題は、「送付」と「お送り」という言葉の違いです。

ビジネス文書では訓読みよりも音読みの「送付」を使う人が多いと思いますが、送付という言葉は、言葉を分解すると「送り付ける」という意味になり、相手が望まないものを一方的に送るというイメージがあるため取引先や目上の人に対して使うのは避けた方が良い、という見解があります。

ただ、これは賛否両論あり、「ご」という謙譲語の接頭語をつけることでニュアンスが変わり、失礼な言い方でなくなる、という見解もあります。また、謙譲語の接頭語をつけても、元々の意味が良くないイメージなのだから、つける意味がない、違和感がある、という人もいます。

日本語の敬語は非常に難しく大多数の日本人が悩みながら使っているような状況です。

だから、この辺については正解を解いたところで、嘘じゃないの？こっちが正解じゃないの？と言われることもあるくらいです。
なので、会社で日常使う言葉をある程度のお手本として、だいたい間違っていない範囲でやっていくのが無難なのですが、ここでは、「送付」の元々の意味について知っておく方が良いでしょう。

国語辞典によると、「送付」の意味としては、「物を送り届ける」「送り渡す」という意味があります。
「送」は人や物を別の場所に運び送ることであり、「付」は人に届けること、与えることとなっています。
「送」だけなら運ぶのが人か物か分かりませんが、「付」がつくことによって「物」に限定された、というニュアンスのようです。

ただ、お話ししたように、「送り付ける」という言葉が一方的、無理矢理送るようなイメージになってしまっていることから、同じ漢字を使う「送付」についても良くないイメージになってしまっているのですが、元々の意味を考えれば「ご送付」も問題ない、と解釈して問題ないでしょう。

ちなみに、両方の場合で共通しますが、

つまり、

◆「送付」の場合
送付する
送付します
送付いたします
ご送付いたします

◆「送る」の場合
送る
送ります
お送りします
お送りいたします

となり、下に行くほど敬語の度合いが高まります。

さいごに

送付状の書き方はある程度決まっているので、送り返してもらうということが明確になっていれば大丈夫です。くれぐれも、必ず切手を貼った返信用封筒を同封して下さいね。

また、敬語については非常に難しいし人によって「しっくりくる」言葉が違うと思います。今回の例とは別の言葉を使っても、正しい敬語の範囲なら問題ありません。ご自身の感覚を大切に、考えてみて下さいね。