送付状の書き方がわからない

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言葉遣い

返信用封筒の送付状書き方は?いただきますよう?くださいますよう?

「契約書2部を取引先に送って1部返送してもらって下さい。」

会社の業務で上司からこのような指示をされた際、契約書だけでなく返信用封筒や送付状を添えることが大切です。

今回は、返信用封筒を添えて送る際の送付状の書き方や、多くの人が悩むであろう敬語の使い方の1つとして、

  • 「いただきますよう」「くださいますよう」
  • 「送付する」「お送りする」

これらの違いや使い分けについてまとめました。

◆返信用封筒を作成する場合に書き方で迷ったらこちらをご覧ください。
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◆返信用封筒で返送する時の悩みはこちらの記事をご覧ください。
返信用封筒の二重線は縦横斜め?書き方で横書きは?封の仕方〆は?

◆返信用封筒を速達にする方法はこちらの記事をご覧ください。
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返信用封筒の送付状書き方は?

契約書等を取引先に送る時は、相手が封筒を開いた後、次の事項が的確に分かるようになっていることが重要です。

  • 封筒に何が入っているのか(内容、枚数等)
  • 誰が何をやれば良いのか(宛先)
  • やった後の送り主に対する報告が必要か

また、文面も相手に失礼のない書き方であることが大切です。そのため、必要書類の他に必ず送付状(カバーレター、挨拶状、添え状とも呼びます)を加えます。

この送付状には次の内容を書きます。

      • 冒頭→日付、宛先、差出人名
      • 題名→書類送付のご案内(書類送付状)
      • 本文→「拝啓」、時候の挨拶、本題、「敬具」
      • 記書き→「記」、書類名、「以上」

具体例としては次の通りです。

書類送付状の文例

 

平成〇年〇月〇日

〇〇株式会社
〇〇事業部
営業部長
〇〇 〇〇様

株式会社□□□
東京都中央区〇〇町1-1-1〇〇ビル4階
TEL:03-0000-0000
e-mail:ooooo@ooo.co.jp
□□ □□(←氏名)

書類送付のご案内

拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、下記の通り契約書類を2部同封いたします。

お忙しいところ恐れ入りますが、内容をご確認の上、
記名捺印いただき、同封の返信用封筒にて
1部をご返送くださいますようお願い申し上げます。

敬具

[同封書類]
・契約書           2部
・返信用封筒(82円切手貼付) 1部
以上

 

ビジネス文書の場合は特に短文で簡潔な書き方を心がけましょう。相手に失礼のないよう敬語を使うことは大切ですが、過度に敬語をつけると鬱陶しく読み難くなることもあるので、文章全体のバランスを考えながら調整する必要もあります。

では次に、細かい敬語の言葉遣いについてご説明します。

いただきますよう くださいますよう 違いと使い分けは?

上記の送付状文例はあくまでも文例であり、他の言葉に置き換えても問題ありません。
多くの人が迷う文の1つに、

「ご返送くださいますようお願い申し上げます。」

この文章があります。
これは、

「ご返送いただきますようお願い申し上げます。」

と書いても問題ありません。

この2つの違いは「くださる」「いただく」という言葉です。
これを解説すると次のようになります。

(1)「くださる」と「いただく」の違い

  • くださる→「くれる」の尊敬語。相手が自分の意思でやってくれる行為に対する感謝のニュアンスが込められた言葉。
  • いただく→「もらう」の謙譲語。自分が相手にお願いしてやってもらう場合にへりくだっていう言葉。

(2)返送の前の「お」の違い

  • 「くださる」の前の「お」→相手に対する尊敬語の接頭語
  • 「いただく」の前の「お」→相手に対する謙譲語の接頭語

尊敬語と謙譲語どちらを使うか?

敬語は「相手を敬う表現」であり、尊敬語、謙譲語、丁寧語の3種類がありますが、

  • 尊敬語→相手の動作を高めて尊重するもの(相手の行動主体)
  • 謙譲語→自分の動作を相手より下げるもの(自分の動作主体)
  • 丁寧語→単に丁寧な表現をするだけのもの

どちらかというと、尊敬語である「くださる」の方が、謙譲語の「いただく」よりも相手の行動に対する感謝の気持ちが入っており、より丁寧な敬語という印象になります。

二重敬語だけど問題ないの?

「返送くださる」「返送いただく」の2つとも、接頭語として「ご」が付いていますが、これは二重敬語ではないのか?と悩む人も多いですが、これは問題ありません。

敬語の基本は、「1つの行為(動詞)に対して1つの敬語」となっていますが今回の場合は名詞に接頭語の「ご」が付いたものであり、それと別にいただく、くださるという敬語がついている扱いになるのです。

ちなみに、二重敬語による誤り例としては、
「仰られる」「いらっしゃれる」
のような言葉があります。

「仰られる」は、「言う」の尊敬語(仰る)と、「する」の尊敬の助動詞(れる)であり、1つの行為に対して敬語が2つ重なるから二重敬語で誤りとなります。この場合の正解は「仰る」です。

「いらっしゃれる」は、「行く」の尊敬語(いらっしゃる)と、「する」の尊敬助動詞(れる)であり、上記と同様に1つの行為に対して敬語が重複しているため誤りです。この場合の正解は「いらっしゃる」です。

送付ください お送りください 違いと使い分けは?

「下記の通り契約書類を2部同封いたします。」

上記文例ではこのように表現しましたが、

「下記の通り契約書類を2部ご送付いたします。」
「下記の通り契約書類を2部お送りいたします。」

このように、「送付」「お送り」という言葉を使っても問題ありません。

敢えて事例で「同封」と表現したのは、同じ封筒の中に大事な契約書を入れてますよ、というニュアンスを強く出したかったためです。(これは私の好みですので、他の2つの表現でも大丈夫です。)

ここでの本題は、「送付」と「お送り」という言葉の違いです。

ビジネス文書では訓読みよりも音読みの「送付」を使う人が多いと思いますが、送付という言葉は、言葉を分解すると「送り付ける」という意味になり、相手が望まないものを一方的に送るというイメージがあるため取引先や目上の人に対して使うのは避けた方が良い、という見解があります。

ただ、これは賛否両論あり、「ご」という謙譲語の接頭語をつけることでニュアンスが変わり、失礼な言い方でなくなる、という見解もあります。また、謙譲語の接頭語をつけても、元々の意味が良くないイメージなのだから、つける意味がない、違和感がある、という人もいます。

日本語の敬語は非常に難しく大多数の日本人が悩みながら使っているような状況です。

だから、この辺については正解を解いたところで、嘘じゃないの?こっちが正解じゃないの?と言われることもあるくらいです。
なので、会社で日常使う言葉をある程度のお手本として、だいたい間違っていない範囲でやっていくのが無難なのですが、ここでは、「送付」の元々の意味について知っておく方が良いでしょう。

国語辞典によると、「送付」の意味としては、「物を送り届ける」「送り渡す」という意味があります。
「送」は人や物を別の場所に運び送ることであり、「付」は人に届けること、与えることとなっています。
「送」だけなら運ぶのが人か物か分かりませんが、「付」がつくことによって「物」に限定された、というニュアンスのようです。

ただ、お話ししたように、「送り付ける」という言葉が一方的、無理矢理送るようなイメージになってしまっていることから、同じ漢字を使う「送付」についても良くないイメージになってしまっているのですが、元々の意味を考えれば「ご送付」も問題ない、と解釈して問題ないでしょう

ちなみに、両方の場合で共通しますが、

~する
~します
~いたします
ご(お)~いたします

下になればなるほど敬語の度合いが高まります。

つまり、

◆「送付」の場合
送付する
送付します
送付いたします
ご送付いたします

◆「送る」の場合
送る
送ります
お送りします
お送りいたします

となり、下に行くほど敬語の度合いが高まります。

「送付する」と「お送りする」のまとめ

(1)「送付」も「送る」と同義語
送付は送り付けるという一方的なイメージがあるけれど、元々は「物を送り届ける」という意味で「送る」と同義語です。また、一方的なニュアンスも「ご」という接頭語の謙譲語をつけることで打ち消されるため問題ない、と一般的には解釈されています。

(2)「ご(お)~いたす」は二重敬語ではない
「ご(お)」と「いたします」については、名刺の接頭語と敬語なので禁止の二重敬語とはなりません

さいごに

送付状の書き方はある程度決まっているので、送り返してもらうということが明確になっていれば大丈夫です。くれぐれも、必ず切手を貼った返信用封筒を同封して下さいね。

また、敬語については非常に難しいし人によって「しっくりくる」言葉が違うと思います。今回の例とは別の言葉を使っても、正しい敬語の範囲なら問題ありません。ご自身の感覚を大切に、考えてみて下さいね。





この記事を書いた人

運営者:祐希
もうすぐ50代に突入する主婦です。
若い頃はキャリアウーマンだったことから主婦としての常識を知らず、嫁ぎ先で親戚に後ろ指さされた経験があります。その後、優しさと賢さを兼ね備えた亡き姑にマナーや処世術を教わったお陰で主婦スキルが向上しました。
このブログでは、姑から教わったマナーの一般常識を中心に、生活に役立つこと、道具や手続き、車関係等について語っています。
【ホーム】闘う嫁のマナーノート

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