【経験談】Web会議で失敗しないための基本的なマナーと注意点

「Web会議のマナーってあるのでしょうか？」

今回は「ジュース」さんの経験談をご紹介します。

テレワークが広まりWeb会議をする機会が増えてきましたが、慣れないことでマナーには気を使いますよね。特に面談で初めての方と話すときは注意が必要で、3分遅れたためにチャンスをのがすこともあります。WEB会議のマナーを考えるきっかけにどうぞ。

では、「ジュース」さん、お願いします。

1年ほど前のことですが、私もおくればせながらWeb会議デビューすることになりました。 今回はその時のほろ苦い失敗談をご紹介します

Web会議ほろ苦デビュー

当時、テレワーク2年目だった私は、仕事で使う様々なツールに慣れていましたが、Web会議ツールだけは使用したことがありませんでした。

そんなある日、クラウドソーシングで希望の職種に応募したところ、ご相談が順調に進み「後日、Web会議にてゆっくりお話ししましょう……」という運びになりました。最終面接も兼ねたオンラインミーティングのご案内ですね。

当時の私はSkypeやZoomといったツールの名前は知っていたものの、プライベートも含めて使用経験がなく、会議の数日前から緊張気味でした。
ちなみに、ご案内いただいたのはWhereby（ウェアバイ）という英語にしか対応していないWeb会議ツールです。

とりあえず、事前にネットで使い方を調べて当日に臨みました。

結果からいうと、私のWeb会議デビューは見事に大失敗。失敗から学んだ教訓は、新しいツールを利用する際には「使い方だけでなく、基本的なマナーもチェックしておくべき！」ということです。

失敗の詳細

その時の失敗について、もう少し詳しくご紹介します。

事前のメッセージでは「ざっくばらんに今後の進め方などをお話ししましょう……」ということでした。

そこで、まず悩んだのが当日の服装です。

私はフリーランスのWebライターなので、普段スーツを着て出社することはありません。
加えて、先方は「ざっくばらんに……」とおっしゃっているので、あえてスーツ姿で会議に参加するのも不自然かな？と考えました。

しかし、実質的には面接でもあるので、服装はきちんとしておいたほうが良い気もします。

悩んだ挙句、普段仕事をしている時のカジュアルな服装の中で、そこそこ小綺麗な服を着ることにしました。

もう1点、迷ったのが会議に参加するタイミングです。

「当日の14時に指定のURLに入室してください……」というご案内でしたが、Web会議の仕組みも良く分からない私は、早めに入室したほうが良いのか？それとも時間ぴったりが良いのか？その辺りのマナーも分かりませんでした。

結局は、あまり早すぎても逆に失礼かな？と考え、14時ちょうどにアクセスしてWeb会議室に入りました。

ところが、入室した私以外の画面は真っ暗で、そのまま数分待ってみたものの音沙汰なし……。

どうしようか迷っていた時、メールが届いて「14時3分までお待ちしていましたが、入室がなかったため、今回のお話しはキャンセル致します……」とのこと。

ちなみに、当日は30分くらい前から待機して、14時ぴったりに指定のURLにアクセスしたのですが、初回利用のため認証などに戸惑って、入室した時は14時5分頃になっていました。

ビジネスの世界では1分1秒も大切なので、どんな理由であれ1秒でも遅れればマナー違反ですね。

後から考えると、15分くらい前から入室しておくべきだったとおもいます。

たった3分しか待ってくれないなんて……とおもわないでもありませんが、やはりマナーを守れなかったこちらに非がありますよね。

失敗から学んだWeb会議のマナー

ほろ苦デビューから1年、その他の失敗も含めて私が学んだWeb会議の基本的なマナーは以下の通りです。

• 会議が始まる前に、早めにネット接続して、周辺機器もセットアップしておく
• 服装はある程度きちんとしたものを選ぶ
• カメラに映る背景や周囲の雑音にも配慮する
• 発言する時以外は音声を切っておく

Web会議に関する失敗で最も多いのが、会議が始まっているのに、接続や機器の設定で戸惑って迷惑をかけてしまうパターンですね。
私もデビュー当時、見事にこの失敗をしてしまいました。

ツールによっては、指定の時間にならないと入室できないものもありますが、インナーカメラやマイクの設定も含めて、くれぐれも早めの準備をして会議に臨みましょう。

オンラインミーティングでは、服装で悩む人も多いはずですが、スーツを着ないまでも、失礼のない身なりで参加するのが最低限のマナーです。着る服で迷ったらフォーマルなほうを選んでおくと失敗が避けられるでしょう。

その他にも、Web会議特有のマナーとしては、カメラに映り込む背景やマイクが拾ってしまうノイズに配慮する点が挙げられます。

Web会議の基本マナー・まとめ

Web会議に参加する際には、上記の通り、周辺機器の準備やミュートの使用など、ツールにまつわる注意点も多々あります。

しかし、私が失敗の数々から学んだことは、参加者全員がWeb会議を気持ち良く進めるためには、その他にも細やかなマナーや気配りが必要になるということです。

最近テレワークデビューした方や現在新しいお仕事を探している方は、近々、Web会議ツールを使用して大事な面談やミーティングに挑む機会が訪れるかもしれません。
中には、オンラインツールに不慣れなため、不安な方もいるでしょう。

そんな方でも、今回ご紹介したようなWeb会議に関する必要最低限のマナーを心得ていれば、私のような苦い失敗を経験しないで済むはずです。Web会議ツールを初めて利用する場合には、ツールの操作方法だけでなく、基本的なマナーにも気をつけて、ぜひ良い出会いやお仕事のチャンスをつかんでください。