仕事のマナー

会議中のながらスマホはOK?リモート会議の場合は?4つの対処法も教えます!

会議中にスマホを触ったことはありますでしょうか?

スマホ普及率は80%以上で、現代ではほとんどの社会人がスマホを持っています。

ほとんどの人が、スマホをいじることがあるはずです。

でも、会議中のながらスマホはマナー違反になるのでしょうか?

結論から言うと、会議中のながらスマホは、メールチェックや議事録を取るなど仕事の用事で使用している場合は、マナー違反にはなりません。

ただし、会議中では一生懸命話を進めている人がいますので、その人が不快に思わない程度にしましょう。

私は、実際に仕事に会議に参加していますが、一緒に参加している人は、よく電話が鳴ったりして離席をして、終わったら普通に席に戻って会議に参加しています。

この記事では、

  • 会議中のながらスマホはOK?
  • 相手に不快に思わせない対処法

を紹介します。

この記事を読んで、会議中でも相手に不快に思わせないで上手にスマホを活用してくださいね。

会議中のながらスマホはOK?

会議中のながらスマホは、仕事での使用であればマナー違反にはなりません

詳しく見ていきましょう。

議事録を取る

スマホのメモ機能を使って、ささっと議事録を取るためにスマホを使っている人がいます。

これは、会議のためにスマホを使っているので、マナー違反にはなりません。

ただし、40代~50代のスマホに慣れていない世代からすると、議事録を取るのにスマホを使うという発想がありません。

もし、スマホを使用したい場合は、事前に「議事録取るためにスマホを使わせていただきます」と一言伝えておくと安心です。

取引先のメールチェック

多くの人が、仕事で社用携帯を使用しています。

長引く会議に参加する場合は、長時間取引先のメールがチェックできず、緊急対応に気づかず、大変なことになりかねません。

そうならないためには、会議中にメールチェックは必須になりますよね。

私は、よく会議中の上司にメールをしますが、高確率で会議中に返信がきます。

基本的には、会議にしながら、自分の仕事もこなしているのでしょう。

ただし、自分の仕事ばかりに集中しすぎて、会議の大事な部分を聞き逃してしまっては、意味がありません。

会議に集中しながら、区切りを見て、メールチェックなど自分の仕事をこなしていくことが大切です。

重要な話をしているときに、スマホをいじっていて、会議の空気を乱さないように気を付けましょう。

緊急電話

会議中でも、電話が鳴る人はよくいます。

会議の重要度にもよると思いますが、電話には出ても問題ありません。

さっと離席して、相手には会議中であることを伝えて、要件を手短に聞いて、時間がかかるようであれば、会議が終了してから折り返す旨を伝えましょう。

会議中に長々と電話するのはNGです。

また、重要な会議の時は、電話が鳴って、話を遮ってしまう可能性もありますので、マナーモードにしておきましょう。

頃合いを見て折り返すか会議が終わってから折り返すようにしましょう。

リモート会議中のスマホ

実際に出席している時とは違って、リモート会議中にスマホいじりはカメラをオフにしていれば相手に見えることはありません。

私も、テレワーク中のリモート会議の時は、少し気が緩むのかついつい私用でスマホをいじることがあります。

仕事でのスマホをいじるのはマナー違反ではありませんが、私用でスマホをいじるのは極力避けましょう。

相手に見えずに大丈夫かと思っても、会議の大事な部分を聞き逃してしまったり、急に話す順番が回ってくるということがありますので、テレワーク中でも会議には集中するように心がけましょう。

リモート会議中に、電話が鳴るということもよくあります。

こういう時は、相手にわかりずらいですが、話している途中であれば、「電話が鳴ったので少し離席します」と伝えたり、チャットで一言「離席します」と伝えるようにしましょう。

リモートですと、急に音が鳴って話が途切れて何があったのかわからないと感じますので、会議室で参加する会議よりもコミュニケーションには気を遣う必要があります。

相手に不快に思わせない4つの対処法

いくら仕事でスマホを会議中にいじっているとは言え、不快に思う人はいます。

相手を不快に思わせないような会議中にスマホを使用する際の対処法を紹介します。

使用の目的を伝える

スマホを何のために会議中に使うのか一言断りを入れておくと安心です。

社内で、会議中にスマホを触る人が多くいる環境では問題ないのですが、転職したなどで前の会社と違う雰囲気であれば、気を付けましょう。

ITが進んでいない会社であれば、会議中にスマホをいじることに違和感を感じる人がいるでしょう。

「議事録をスマホで取りたい」と一言いうだけで、誤解されずに済みますので、周りの様子を見ながら、伝えていくようにしましょう。

誤解されてしますと勤務態度が悪いと上司が感じてしまえば、評価を下げてしまうことにもなりかねません。

きちんと会議中にスマホを使用したいのであれば、目的を伝えるようにしましょう。

使用時間は短めに

メールチェックをしているとついついスマホに目が行ってしまう時間が長くなりがちです。

あまりにもスマホに気を取られていると、会議に集中できなくなってしまいます。

会議中のメールチェックは、最低限にとどめましょう。

会議後でも、問題なさそうな内容であれば、後回しにしてゆっくり対応した方がいいですね。

また、頻繁にスマホを見ている場合も、会議に集中できなくなってしまいますので、頻度にも気を付けましょう。

あくまでも、自分の参加している会議優先で、スマホのメールチェックは仕事に支障が出ない範囲で行いましょう。

なるべくマナーモードに設定

会議中に電話の音が鳴ってしまうと他の人にも気が取られてしまいますので、なるべくマナーモードにしておきましょう。

でも、私は、会議中によく電話の音が鳴る人が多いなと言う印象です。

社内のチームミーティングなど、普段慣れた人との会議では、取引先の電話も優先しやすいので、音が鳴っても問題ないように感じます。

電話を持って離席すれば、誰しもが「電話かな」と思うので、不快な思いはしません。

会議に重要度によっても、マナーモードのオンオフを使い分けてもよさそうですね。

ただし、重要な会議でマナーオードにし忘れて、音が鳴ってしまって大失敗・・・なんてことがないように使い分ける場合は、くれぐれも注意しましょう。

デスクに出しっぱなしにしない

スマホをポンと会議中に置く人がいますが、スマホを使いますと印象を受け、不快に思う人がいます。

会議中は、スマホはなるべく他の人から見えないところに置くかポケットにしまっておいた方が安心です。

他の人がスマホを置いているような環境でしたら問題ないですが、重要な会議でみんなが集中しているところにスマホが目に入ってしまうとやる気がないのかなと思われがちです。

できる限り、スマホは他の人から見えないところに置いておきましょう。

さいごに

会議中のながらスマホは、仕事での使用であればOKです。

ただし、リモート会議などで相手から見えない環境ですと、ついつい私用で触りたくなりますが、マナー違反ですのでやめましょう。

相手に不快に思わせない4つの対処法は

  • 使用の目的を伝える
  • 使用時間は短めに
  • なるべくマナーモードに設定
  • デスクに出しっぱなしにしない

です。

スマホは誰でも当たり前に持っていて使う時代ですが、マナーを守って、会議中でも相手に不快にさせないように気を付けましょう。



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