【経験談】テレワーク初心者の方が最低限おさえておきたいビジネスメールの基本マナー

「ビジネスメールは慣れるまで冗長になる傾向があります」

今回は「ジュース」さんが経験したビジネスメールのマナーについてご紹介します。
書き方とタイミングを考慮してビジネスメールを出すことが大事なポイントです。

では「ジュース」さん、お願いします。

感染症の影響などから、最近テレワークを始めた方もいるでしょう。以前から会社勤めをしていた場合は、ビジネスマナーについては問題ないはずです。でも、転職や副業でテレワークデビューした方は、ビジネスマナーが分からなくて戸惑いますよね。 私が3年ほど前にテレワークに転職した時もそうでした。

中でも、転職当時、特に困ったのがビジネスメールの書き方です。 とにかく自分なりに一生懸命書いていましたが、最低限のマナーを知らないせいで様々な失敗をしていました。例えば、ビジネスメールのマナーがないせいで、コミュニケーションがなかなか上手くいかなかったり……場合によってはお仕事の依頼が途絶えてしまったり……という感じです。

これからテレワークを長く続けていきたい方は、ビジネスの基本であるメールのやり取りのルールを理解しておかないと後々何かと困るはずです。 ぜひ、この機会にビジネスメールのマナーを覚えておきましょう。

私のビジネスメール失敗談

私は、テレワークへの転職前に色々な職種を経験してきましたが、デスクワークの経験だけはありませんでした。そのため、クラウドソーシングやライティング斡旋サービスに登録して、依頼者様やスタッフさんと実際にメールのやり取りをしながらビジネスメールの書き方を覚えました。

今考えると、最初の頃は、用件からいきなり入ったり、必要最低限の文面だけで済ませてしまったりすることもしばしば。基礎的なマナーも知らないせいで、先方の担当者様には不快な印象を与えていたはずです。

でも、当時の私は、クラウドソーシングの仕組みや案件の進め方に慣れるだけで精一杯で、ビジネスメールに関する本やWeb情報に目を通している余裕もありませんでした。

少し慣れてからは、一生懸命気持ちを込めてメッセージを書くようになりましたが、無駄に長いメール、要点が分かりにくいメールを書いてしまうこともありました。

これもかえって失礼ですよね。

私が様々な失敗や経験から学んだことは、必要最低限のマナーを知った上で、無駄なく心を込めてメールを書くこと。忙しくてすぐに丁寧な返信が返せない時もありますが、その場合には、取り急ぎいただいたメッセージに対するお礼だけは伝えておくこと。

つまり、ビジネスメールの書き方のルールとタイミング、その両方が大切ということです。

ビジネスメールの基本的な書き方

それでは、実際にビジネスメールの書き方に関するマナーをご紹介します。

ビジネスメールの書き方の基本スタイルは次の通りです。

1. 宛名
2. あいさつ
3. 用件
4. 結び
5. 署名

それぞれ簡単に説明しておきましょう。

（1）宛名

ビジネスメールの冒頭には、必ず宛名を書きましょう。

分かる範囲で構いませんが、先方の「社名、部署、役職、お名前（様）」の順に記入するのがマナーです。

会社名しか分からない場合は「〇〇（社名）御中」。

お名前が分からない場合は「〇〇（社名）御中 担当者様」と書きましょう。

気さくなクライアント様の中には、宛名なしで気軽なメッセージをくださる場合もありますが、こちらはあくまでも受注者なので宛名を省略するのは失礼です。

（2）あいさつ

続いては、こちらの氏名を名乗り、簡単なごあいさつをしましょう。

会社に所属している場合は上記と同じく社名から、フリーランスや副業の方は氏名または登録名（ニックネーム）だけで良いでしょう。

あいさつに関しては「お世話になっております」「ご対応どうもありがとうございます」といった簡単な一言で構いません。

しかし、この文言があるのとないのでは、先方の印象が全く違うので注意しましょう。

（3）用件

次に用件を記入してください。

できる限り分かりやすく、無駄なく伝えるのがマナーです。

時には丁寧なお礼や個人的な想いを伝えたい場合もあるはずですが、そういったメッセージは、一つの案件やプロジェクトが無事完了した際にお伝えすると良いでしょう。

（4）結び

用件を伝えたら、それで終わりというのは失礼にあたります。

一言で構わないので、その後に結びのことばを添えましょう。

具体的には「何卒よろしくお願い致します」「引き続き、よろしくお願い致します」といった文言が最適です。

（5）署名

メールの最後には、署名を必ず記入しておきましょう。

以上がビジネスメールの基本的な書き方です。

ビジネスメールの例

参考までに、基本スタイルを踏まえて、ビジネスメールを書くと以下のような感じになります。

ビジネスメールのマナー・まとめ

ビジネスメールの書き方については、以上のようなマナーをおさえておけば合格点でしょう。

ただし、メールのやり取りにはタイミングも意外と大切です。上記の通り、どうしても忙しい場合には、取り急ぎお礼の返信メールを送っておきましょう。

また、テレワークを続けていると、誰でも必ずおもいがけない失敗をするはずです。ミスに気づいた、あるいは指摘された場合は、まず速やかにお詫びのメッセージを伝えましょう。その際には、いつまでにどのような方法で対処するかを伝えておくのがポイントです。それから、慌てずに修正作業に取りかかってください。

今回ご紹介した必要最低限のマナーを心得ておけば、ビジネスメールに苦手意識や不安を感じることはありません。後は普段から誠意と責任感のある対応を心がけていれば、万一ミスがあった場合でも速やかにカバーして、お互いの信頼関係を保つことができるはずです。

私の失敗談やそこから学んだビジネスマナーの基本なども参考に、ぜひ充実したテレワークライフを送ってもらえると幸いです。