社会人としての大事なマナーのメールの出し方について

社会人になれば、業務でメールを送付する機会が訪れます。そんな時、社会人としてのメールマナーを知っていれば、送付先の方にも不信感などを与えずにメールでコミュニケーションが取れます。

今回は、社会人になりたての方や、普段メールを書かないが、今後のために覚えておきたいという方へ向けて書いています。

TOとCCとBCCの役割について

まず、メールを書く上で、TOとCCとBCCという項目があります。

TOは「宛先」です。名前の通り、メールを見てもらいたい相手のメールアドレスを記入します。

続いてCCは「写し」で、自分の上司になど、「この相手にこんなメールを送りましたよ」という意味を込めてCCには、基本的に自分の上司などのメールアドレスを記入します。

最後にBCCは「見えない写し」で、あまり使わないですが、部下などに「この相手にはこういうメールを送るんだよ」という意味を込めて自分の部下などのメールアドレスを記入します。BCCは少し特殊で、TOとCCに記入されているメールアドレスの人には、メールが見えないようになっています。つまり、宛先の人や上司には、あなたが部下にこのメールを送っているかどうかの判別がつかない状態です。ただ、BCCについては、あまり使わないので、頭の片隅に置いておいて、TO(宛先)とCC(上司など)の使い方を覚えましょう。

件名の書き方について

件名は非常に大切な要素です。なぜかというと、メールの受け取り側が一番最初に目にする場所だからです。そのため、件名が分かりづらかったり、何のメールかわからない状態では、相手に不快感を与えてしまう可能性もあります。

件名の書き方で一番意識することは、「簡潔に何を伝えたいかわかりやすく」です。

例えば、メールの書き方について問い合わせのメールを送りたいときは、「【問い合わせ】メールの書き方について」など、相手が件名を見て、何のメールか瞬時に判別できる内容にしましょう。

本文について

まず、本文の冒頭部分についてです。

1行目に書くのは「相手の名前」です。「株式会社〇〇　△△様」など、会社名と担当者名を書きます。担当者が誰なのか不明な場合は名前の部分を「ご担当者様」などにします。同じ会社の人にメールを出すときなどは「△△さん」で大丈夫です。

続いて、読みやすいように1行空けて3行目に自分の名前を書きます。「株式会社〇〇　△△と申します。」です。自己紹介の前に「いつもお世話になっております。」の文言を入れても良いです。

次に、メールの内容を書いていきます。この部分を相手が見るときには、件名から大体伝えたい内容は伝わっているはずなので、同じような文章を繰り返して相手に無駄な労力を使わせないように「表題の件、～～」であったり、「標記の件につきまして、～～」や「掲題、～～」として、この後に内容を書いていきます。ここで意識することは、できるだけ、シンプルに余計なことをずらずら書かずに、要点だけを書いていきます。1行が長くなりすぎないように適当な箇所で改行して見やすくすることも意識しましょう。

最後に締めの部分ですが、このメールは「これで終わりですよ」ということを伝えます。例えば、「以上です、上記の件、よろしくお願いいたします。」など、送付相手が部下などの時は「以上。」だけでも大丈夫です。

知らないと損するテクニック

次に紹介するテクニックはとても簡単に使えるので、覚えておきましょう。

メールは電話と違い、やり取りに時間がかかるものです。ですので、例えば2時間後に返信が返ってきても内容を覚えていなくて、下までスクロールして「これなんだっけ？」状態になることは多々あります。そういう時に使えるテクニックを紹介します。

まず、本文で自己紹介まで終わったとに、「下記、インラインにて回答いたします。」と記載します。その次に、回答する「問い」となる文章をスクロールして一つ前のメールからコピーして貼り付けます。ここで注意なのが、「この問いは前のメールからもってきています」と分かるように、「＞」は削除せずそのまま残すようにしてください。貼り付けまで終わったら、改行して「→〇〇については、～～」のように回答を記載します。このようなメールにすることで、相手はわざわざスクロールしなくても済みますので、印象が良くなります。

メールの書き方のまとめ

最後にまとめです。

1. まず、TO(宛先)とCC(上司)のメールアドレスを記入します。
2. 次に件名は、簡潔にわかりやすく書きます。
3. 本文は、①相手の名前、②自分の名前、③内容を読みやすく、シンプルに、
4. 締めに、以上です。で締める。

この流れを意識してメールが書けるようになれば、社会人としてのメールマナーは完璧です。このマナーができていない人は意外といるので、周りと差をつけて、上司にアピールしましょう。