仕事のマナー

ビジネスチャットとメールの使い分けはどうしてる?それぞれのメリットデメリットあり

ビジネスシーンではかかせないチャットとメールはきちんと使い分けできていますか?

連絡を取りたいときに、チャットで連絡すべきかメールで連絡すべきか迷ってしまうシーンがありますよね。

私も、チャットって気軽にできてメールのように長文をかかなくていいので便利だなと思って使おうと思うけど、本当にこの内容チャットで大丈夫かな?と思うことがあります。

チャットは急いで連絡を取りたいとき、メールは急ぎではなくエビデンス(記録・証拠)があった方がいいときと言う風に使い分けることがビジネスマナーです。

でも、やっぱりチャットとメールの使い分けで相手に迷惑をかけてないか不安になりますよね。

私は、仕事中この内容をチャットでしてくるの?と戸惑ったことがあります。

その後の仕事にも影響していきますので、この記事でさらに詳しく紹介していきますね。

この記事では、

  • ビジネスチャットとメールの4つの使い分け法
  • ビジネスチャットとメールのメリットとデメリット

を紹介します。

この記事を読んで、ビジネスチャットとメールを使い分けて、スムーズに仕事を進めていってくださいね。

ビジネスチャットとメールの4つの使い分け法

ビジネスチャットとメールの使い分けは、とても大切なビジネスマナーですよね。

  • 緊急性
  • エビデンスの有無
  • 複数の人に伝えたいとき
  • 社内と社外

によって使い分けるととてもわかりやすいですよ。

詳しくみていきましょう。

緊急性

「今、連絡を取りたい」という時など、緊急性が高いときは、ビジネスチャットがおすすめです。

理由は

  • 通知が出るのですぐに見てくれる
  • 返信が簡単

だからです。

ただし、緊急だけれども重要事項という時は、内容はメールで送って、「今、メールで〇〇の内容を送りましたので、ご返信ください」とチャットで送るという風に使い分けた方がいいですね。

チャットで長文を送られてもとても読みづらいですし、大切な内容を読み間違えてしまっても大変です。

チャットで送るのは、「今、連絡を取りたい」と言うような返答のいらない一方的な連絡をする時か「はい」「いいえ」だけで済むような回答の時だけにすることがおすすめです。

緊急度に加えて、「重要度」も考えながら、上手にチャットを使っていきましょう。

エビデンスの有無

エビデンスを残したいときは、メールを使いましょう。

後々「言った」「言っていない」などの問題になるような内容のときには、メールでやり取りしたエビデンスがあると安心です。

私も、きちんと仕事の説明が必要な時には、メールでしっかりと内容を残すようにしています。

チャットワークなどのチャットツールを使えば、記録は残りますが、そのやりとりをしたチャットを探すことがとても大変になります。

メールであれば、検索機能を使えば、いつのやりとりか把握していなくても簡単に見つけることができます。

私は、チャットでやり取りしたはずだとそのやりとりを探そうとしても、どれくらい前のことかわからず探すのによく苦労をしています。

メールであれば、件名や相手の名前などで簡単に検索できるので時短にもなりますよね。

メールは、宛先や件名、本文の作成とチャットに比べると手間のかかる作業になりますが、あとで「メールで送っておいてよかった」と思うことが絶対にあるんです。

伝えたい内容があとあと問題になりそうな場合は、エビデンスを残すためにメールを使うことをおすすめします。

複数の人に伝えたいとき

複数の人に伝えたいときは、グループを作れるビジネスチャットが便利です。

例えば、社内で「お得意様からお菓子を頂いたので、給湯室に置いておくので食べてください」と周知したい場合はチャットが便利です。

内容は、メールを送るまでじゃないけど、お知らせしたいという内容がいいですよね。

他にも、グループチャットでは、「電車が遅延しているので5分程度遅刻します」とか「今日の飲み会19時からよろしくお願いします」など、業務外の連絡にも有効です。

全員への連絡だけれども、必ずしも全員が見るわけではないということも考慮した内容の方が安心ですね。

もし、全員に伝えたい業務内容であれば、メールで送るのがベストです。

また、発信先が特定の相手とは決まっているけど、内容を同じ部署の人に共有しておきたい場合は、グループチャットではなく、メールのCCの方が意図が伝わりやすくて便利ですよ。

チャットだといちいち誰がグループに入っているかは確認しないので、誰に伝えているか明確にしたいときはメールが最適です。

社内と社外

社内はビジネスチャットがメイン、社外はメールというように使い分けている人も多いです。

ビジネスチャットは社外の人に使うのは、ビジネスマナーとしてはNGです。

もし、プライベートで仲良くなった場合にチャットを交換したとしても、プライベートの内容のやり取りだけに留めておきましょう。

ビジネスチャットは社内で連絡を取る場合だけにしておきましょう。

ただし、ビジネスチャットだとどのように仕事を進めて、報告をしているのか、記録を残しずらいので、社内でもメールをメインに使うことをおすすめします。

チャットは、補助的コミュニケーションツールだと思って使いましょう。

ビジネスチャットとメールをしっかりと使い分けて、ビジネスマナーを守っていきましょうね。

ビジネスチャットとメールのメリットとデメリット

ビジネスチャットとメールでのメリットデメリットを紹介していきます。

ビジネスチャットのメリット

ビジネスチャットのメリットは、件名や本文を作成する必要がなく、ダイレクトに要件を伝えられることです。

このやり方は、普段携帯電話でLINEを使って連絡する時に似ていて、特に若い人が抵抗なく使いこなすことができます。

ビジネスチャットだと新入社員でも理解しやすいので、メールでの返信を待つよりもチャットの方が早く返信が来る可能性が高いですね。

ビジネスチャットのデメリット

ビジネスチャットのデメリットは、長い文章を打ったときに読みづらかったり、過去のやり取りを探すことが大変です。

その瞬間のやり取りにはとっても便利なチャットも、長い文章を見たときには読むのも大変、返信も大変になってしまいます。

もし、このままチャットを続けていくとコミュニケーションが困難になると思った時にはメールに切り替えることをおすすめします。

メールのメリット

メールのメリットは、誰宛てなのかが明確にでき、文章をきちんと残すことができます。

過去のメールを探したいときも、検索をすればすぐに見つけることができます。

星などのマークを付けておけば、一目で大切なメールも把握することができて、仕事管理にはメールが最適なんです。

やはり仕事をこなすにはメールが欠かせないので、苦手な人も何度もメールを使っていれば慣れるものですので、できて損はないツールですね。

メールのデメリット

メールのデメリットは、ビジネスチャットよりは返信のスピードが遅いことです。

メールだと、チャットよりも返信に手間がかかりますので、相手にも負担がかかります。

やはりその分返信率が低くなります。

また、ビジネスチャットは携帯からでも打てても、メールはパソコンを開かないと返信ができない問場合も多いようです。

必ず返信のメールが必要な場合は、相手に返信期限を伝えると確実です。

もし、期限を過ぎた場合は、催促メールをするなど対応をするようにしましょう。

さいごに

ビジネスチャットとメールの使い分けはとても大切なビジネスマナーです。

  • 緊急性
  • エビデンスの有無
  • 複数の人に伝えたいとき
  • 社内と社外

ビジネスチャットとメールを使い分けるとビジネスマナーを守れて、スムーズに仕事を進めることができますよ。

ビジネスチャットとメールのメリットとデメリットも紹介しました。

ついついどちらが楽かと考えてしまいがちですが、後々のことも考えて、ビジネスチャットかメールのベストな選択をしてくださいね。

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