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記名押印と署名捺印の違いと効力 委任状は直筆じゃないと駄目?

   

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記名押印と署名捺印の違いをご存知ですか。

日常様々な場面で登場する2つの言葉について、違いを具体的に説明するのは難しいですよね。

今回は、この2つの違い以外に、押印と捺印、記名と署名の違いや効力の関係についてまとめました。また、役所における委任状について、署名が直筆でないといけないのか、という問題について我が家で失敗した経験を含めてお話しします。

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記名押印と署名捺印の違いは?

  • 記名押印→氏名を記名して印章を押すこと。
  • 署名捺印→本人自身が氏名を手書きして自分の印章を押すこと。

この2つの大きな違いは、署名捺印が記入するのが自分自身であること、印章も自分の物である、という「本人自身」にこだわった内容であることです。記名押印については本人でなくても問題ない、ということになります。

意味とは別に、社会人として覚えておきたいこととして、次のことがあります。
記名押印と署名捺印はそれぞれ2語ずつの単語が繋がった言葉ですが、必ず記名と押印をセットで「記名押印」、署名と捺印をセットで「署名捺印」という使い方をするということです。(逆に、記名捺印、署名押印という使い方はしません。)

では、ここで細かく分解した言葉の違いを確認していきましょう。

捺印と押印の違いについて

捺印と押印は全く同じ「印鑑を押すこと」です。
「捺」という漢字は「押す」と同じ意味になるのです。

ですが、使い方は明らかに違います。私達が通常使うのは「捺印」であり、「押印」とは言いませんよね。昔は全て「捺印」が使われていたのです。

じゃあ「押印」はどこで使っているか?と考えると、法律的な物事が絡んだ場面で使うことが多いです。

この理由として、「捺」という漢字が昔は当用漢字に入っていなかったことため公文書では同じ意味である「押印」を使うことになったからだ、という説があります。

署名と記名の違いと効力は?

署名と記名の意味は、次のように異なります。

  • 署名→自分自身で氏名を筆記用具を使って書くこと。
  • 記名→自分の氏名を書き記すこと。

つまり、署名は自筆で書くことが必要ですが、記名は氏名をパソコン入力して印刷したり、氏名のゴム印を押す方法によること、という方法が大きく違うのです。

ところで、署名や記名をする場合、自分がその書類に対して「合意する」「約束する」という意味になるのですが、記名と署名、更に押印や捺印がつくか否かで法的な効力が異なります。法的な効力の高いものから順に次の通りとなっています。

(1)署名捺印
(2)署名
(3)記名押印
(4)記名

署名の方が記名よりも法的効力が高いのはなぜ?

署名の方が記名よりも法的効力が高い理由としては、署名が自筆である、ということが挙げられます。自筆の場合、筆跡鑑定により本人が約束したという証拠になるからです。一方記名の場合はゴム印や印刷した文字なので、本当に本人が約束したかが証拠として残りません。
ですから、重要な書類については記名だけではなく、押印は必須となります。

署名の場合は自筆なので捺印する必要はないという見解もありますが、日本の場合は昔から印鑑を使ってきたため習慣が根付いており、実際には重要書類へのサインとしては署名であっても捺印するケースが多いです。

ちなみに、日本人は当たり前のように印鑑を使っていますが、欧米では印鑑を使う習慣がなく署名による方法です。印鑑を使うのは日本や中国等のアジアの国々だけのようです。


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委任状の署名は直筆じゃないと駄目?

住民票などを役所で取得する場合、代理人だと委任状が必要です。同居家族、同一世帯であれば委任状は不要ですが、夫が単身赴任している場合など別世帯の場合は家族であっても委任状が必要になります。

この委任状、昔はパソコンで作成して記名押印すれば受け付けてくれたのですが、近年は厳しくなっており、本人が署名捺印したものと分からないと受け付けてくれないところが多いようです。パソコンなどで入力して作成した委任状(=記名押印)だと本人以外が偽造しても分からないので、後日トラブルを防ぐために署名捺印で、本人が署名したことが確認できることが重要なのです。

住民票などの書類は自治体によって規定が異なり、取り扱いも様々です。書式自由の市区町村もあれば、厳格な書式が指定されている市区町村もあります。

ちなみに、東京都世田谷区ではこのような書式になっていました。
世田谷区の委任状書式

ここでの確認ポイントは次の通りです。

  • 委任者本人が自筆で書き、押印するよう指定していること
  • 代理人の本人確認資料(免許証や保険証等)を添付すること(郵送の場合はコピーを添付、窓口の場合は持参する)

市区町村での委任状の扱いは昔かなり緩かった気がしますが、近年は本人の知らない間に第三者との養子縁組が勝手にされてしまう等の事件があったのを機に、悪用防止のために届出人の厳密な本人確認が法律で義務付けられたのです。

我が家でも、パソコンによる記名押印の委任状を持参したら役所で受付してもらえなかった経験があります。我が家の場合、夫が単身赴任しているため住民票が夫婦で別世帯なので、相手の住民票を取得しようとすると委任状が必要になってしまうのです。
そして、偶々事情があって自署の委任状が作れずパソコンでもいいか、と作成して役所へ行ったのですが駄目でした。どうしても欲しかったので、その場で電話して本人確認したら大丈夫でしょうか?と聞いたのですが、やはり駄目でした。

ちなみに本人の同意なしに勝手に記名押印した場合や、署名を同意なしで代筆してしまった場合は私文書偽造の罪に問われます。
バレないだろう、と代筆してしまうのは問題あることを覚えておいてください。

記名押印に代えて署名の意味は?

役所関連の書類には「記名押印することに代えて、自筆による署名をすることができます」と書かれていることが多いです。

これは、記名押印よりも署名の方が法的効力が高いことから、本人が同意して署名したことが分かれば押印なしでOK、という意味になります。「記名押印」でも良いとして「判子を押す欄」は氏名の右側にありますが、署名するのであれば押印は不要になります。役所の場合、窓口で運転免許証や保険証などを提示して本人確認することで「自署である証明」になるのです。

さいごに

日本はハンコ社会だったため、記名押印よりも効力の高い署名であっても、押印を求められることが多かったのですが、近年は役所の書類について厳密な本人確認をするようになり、署名だけで良いケースが増えてきています。

ちなみに、重要度の高い書類については署名捺印の両方を求められることもあります。具体的には、遺言書を作成する場合や戸籍に関する届け出等の際に関わった人の署名捺印が必要となっています。

ですが、これは珍しい例であり、殆どの書類については記名押印か署名の扱いが多く、署名について本人確認をすることが多いということを覚えておきましょう。

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